Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n asiakasrekisteristä.
Edellä mainittujen lisäksi Cohen Kiinteistönvälitys Oy noudattaa toiminnassaan lait, asetukset, hyvän välitystavan ja eettisten sääntöjen noudattamisen kuten lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
Rekisterinpitäjä
Cohen Kiinteistönvälitys Oy
Ville Vallgrenin tie 8B, 02600 Espoo
040 8254230
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Monika Cohen
Ville Vallgrenin tie 8B, 02600 Espoo
040 8254230
Rekisterin nimi
Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity käyttää Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n palveluita asiakassuhdetta, toimeksiantoa tai muuta palvelua varten. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos asiakas ei anna Cohen Kiinteistönvälitys Oy:lle palvelussa tarvittavia henkilötietoja, niin asiakkaalle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa palvelua. Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi cohen.fi -verkkosivustolla olevalla kaavakkeella, toimeksiantosopimuksella, ostotarjouksella tai mikäli asiakas haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Suostumukset on kerätty asiakkailta esimerkiksi verkkosivuston tai kiinteistönvälitykseen hoitamiseen liittyvän lomakkeen allekirjoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Cohen Kiinteistönvälitys Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Cohen Kiinteistönvälitys Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n henkilökunta käyttää rekisteriä vain työtehtävien hoitamiseen.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n asiakkaiden, valtuutettujen, allekirjoitusoikeutettujen sekä tosiasiallisten edunsaajien henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, henkilötunnus, kansalaisuus, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen päättäjätiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postinumero, postitoimipaikka, toimeksiantoon liittyvät tiedot kuten asiakkaan itse antamat ja välitysliikkeen selonottovelvollisuuteen kuuluvat tiedot, ostotarjoukseen, vuokraushakemukseen tai muuhun toimeksiantoon tai palveluun liittyvät tiedot. Cohen Kiinteistönvälitys Oy toimii huomioiden muun muassa lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) mukaan.
Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Laillistettuna kiinteistönvälitystoimistona Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n lain mukaisesti ylläpitää toimeksiannoista päiväkirjaa. Cohen Kiinteistönvälitys Oy säilyttää toimeksiantoihin liittyvät materiaalit vähintään viiden vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Vahingonkorvausvastuiden osalta Cohen Kiinteistönvälitys Oy huomioi toimeksiantoihin liittyvässä arkistoinnissa vanhentumislain mukaisen kymmenen vuoden vanhentumisajan. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, markkinointiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Suoramarkkinointiin tietoja käytetään vain voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Cohen Kiinteistönvälitys Oy:lle. Cohen Kiinteistönvälitys Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla tai tuhoten sitten kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Cohen Kiinteistönvälitys Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Cohen Kiinteistönvälitys Oy, Ville Vallgrenin tie 8 B, 02600 Espoo. Cohen Kiinteistönvälitys Oy luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensitilassa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Cohen Kiinteistönvälitys Oy voi toimeksiannon suorittamiseksi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa esimerkiksi Maistraattiin tai kaupan kohdetta hoitavalle taloyhtiölle. Cohen Kiinteistönvälitys Oy luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Cohen Kiinteistönvälitys Oy:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Cohen Kiinteistönvälitys Oy:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n hallussa olevasta tietokannasta. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin pitäjän ulkoistaman toimeksiantoihin liittyvien palvelun yhteydessä ulkoistetun palvelun tuottajan rekisterin lukuun. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin kun kohde syötetään tietojärjestelmään tai hintaseurantapalveluun tai kun asiakas haluaa jättää yhteystietonsa netti-ilmoituksen yhteydessä olevan yhteydenottolomakkeen kautta.
Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Cohen Kiinteistönvälitys Oy on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Cohen Kiinteistönvälitys Oy:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Cohen Kiinteistönvälitys Oy luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos asiakas, sidosryhmä tai viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut Cohen Kiinteistönvälitys Oy:lle toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja Cohen Kiinteistönvälitys Oy on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Cohen Kiinteistönvälitys Oy on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.
